Notas e obrigações
Sua jornada
Da ideia ao negócio organizado
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Da venda à nota: vamos registrar o que aconteceu
Quando você vende um produto ou presta um serviço, a nota registra essa operação para o cliente e para o Fisco, os órgãos que cuidam dos tributos. Primeiro escolhemos o documento certo. Depois conferimos os dados e só então enviamos para autorização.
Passo 1
Identifique a operação e o canal de emissão correto.
Passo 2
Confira cadastro, acesso, cliente, produto ou serviço e tratamento dos tributos.
Passo 3
Revise, envie, confira o resultado e guarde o documento autorizado.
Seu próximo passo, por escrito
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Confira se entendeu: O cliente pagou por Pix. Isso substitui a nota?
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Sua primeira nota: acompanhe do começo ao fim
Separe o que aconteceu
Anote a data, o que vendeu ou fez, a quantidade, o preço e quem é o cliente. Exemplo: duas camisetas de R$ 35 cada. Uma venda é diferente de um orçamento: não emita uma nota real apenas para experimentar o programa.
Escolha o documento e o canal
Para mercadorias, confira NF-e ou NFC-e e os requisitos da SEFAZ-MA. Para serviços, confira NFS-e. O MEI prestador usa o padrão nacional. Outra empresa deve seguir o canal aplicável ao seu regime e à data; veja a transição abaixo. Portal nacional da NFS-e: emitir nota de serviço
Prepare seu acesso
Confira CNPJ, inscrição exigida, cadastro no emissor e habilitação fiscal. Se o canal exigir certificado ou CSC, providencie antes. Use a conta da empresa ou o acesso autorizado; não compartilhe senha de certificado com clientes.
Confira os dados fiscais
Mercadoria: descrição, unidade, código NCM, operação/CFOP e tributação aplicável. Serviço: descrição, código de serviço e regras de ISS, inclusive retenção quando houver. Peça à contabilidade a configuração correta. Não copie códigos de outro negócio só porque o produto parece parecido.
Preencha e revise antes de enviar
Confira identificação do cliente quando exigida, destino, descrição, quantidades, valores, descontos e dados tributários. Compare com a operação real. Se estiver no ambiente de testes, o documento não vale como nota da venda.
Envie e leia o resultado
Na emissão real, confirme a autorização ou geração válida conforme o documento. Uma rejeição precisa ser corrigida: a tentativa de envio não é uma nota autorizada. Se o sistema indicar duplicidade, consulte o documento existente antes de emitir outra vez.
Entregue, guarde e registre
Disponibilize o documento ao cliente, guarde o arquivo eletrônico fiscal e registre a operação no caixa e no estoque, quando houver. NF-e: o XML autorizado é o arquivo fiscal; o DANFE é uma representação auxiliar. Se encontrar erro depois, use o procedimento de cancelamento, correção ou substituição permitido para aquele documento.
Portal NF-e: Manual de Orientação do Contribuinte SEFAZ Maranhão: cadastros e serviços fiscais
Vamos praticar uma operação, sem emitir nota
Escolha um exemplo e confira a conta. Esta atividade ensina a organizar os dados; não transmite nada ao Fisco e não calcula impostos de uma empresa real.
Pastos Bons, Maranhão e Brasil: quem cuida de cada parte?
Município: endereço e serviços
Em Pastos Bons, confira uso do imóvel, cadastro e exigências municipais. A carta de serviços publica um acesso à emissão municipal de serviços. A indicação de canal pela prefeitura não muda a obrigação do MEI de usar o emissor nacional. Consultar emissão de serviços na prefeitura ↗
Estado: operações estaduais
No Maranhão, a SEFAZ orienta inscrição estadual e documentos ligados às operações sob sua competência, como venda de mercadorias e certos transportes. Destino, cliente e natureza da operação podem mudar as regras. SEFAZ Maranhão: cadastros e serviços fiscais
Brasil: registro e regras nacionais
Receita Federal, Portal do Empreendedor e órgãos nacionais cuidam de CNPJ e regras federais. Vender para outro estado ou exportar exige conferir os detalhes dessa operação; o cadastro local não resolve sozinho todas as situações. Portal do Empreendedor: formalização e ocupações permitidas
Antes de emitir: confira acesso e certificado
A exigência vem da operação e do canal, não apenas do porte da empresa. MEI no portal de NFS-e, NF-e de venda e emissão por API podem seguir requisitos diferentes. Veja a tabela por operação e o passo a passo para adquirir.
Qual documento acompanha sua operação?
| Operação | Documento a avaliar | Quem orienta |
|---|---|---|
| Venda/circulação de mercadoria | NF-e, modelo 55 | SEFAZ-MA + contabilidade; exige regras de operação, destinatário e produto. |
| Venda varejista ao consumidor | NFC-e, modelo 65, quando a operação permite | SEFAZ-MA; conferir credenciamento, CSC e regras de contingência. |
| Prestação de serviço | NFS-e | Canal nacional ou municipal aplicável; conferir código do serviço e retenções. |
| Transporte de cargas | CT-e / MDF-e conforme obrigação | Percurso, modalidade e cadastro determinam documentos; MDF-e não substitui CT-e ou NF-e. |
| Atividade mista | Pode exigir documentos distintos | Separe produto e serviço conforme a operação real, não pelo sistema que foi comprado. |
Abrir o guia prático da primeira nota autorizada · SEFAZ Maranhão: cadastros e serviços fiscais
Pedido, recibo, comprovante de Pix e orçamento não substituem documento fiscal exigido. DANFE/DANFCE são representações auxiliares; organize também o arquivo fiscal autorizado e seus eventos.
MEI também precisa conferir quando emitir
Em regra, o MEI emite para cliente pessoa jurídica, salvo as hipóteses legais em que o destinatário emite nota de entrada. Para pessoa física, há dispensa nas situações previstas, mas deve atender solicitação de nota e regras aplicáveis. Compras do negócio precisam de documentação. O MEI prestador de serviço usa a NFS-e nacional.
Portal do Empreendedor: notas e controle de receitaServiços: uma mudança importante em 2026
1º de novembro de 2026
A obrigatoriedade do Emissor Nacional da NFS-e para prestadores optantes pelo Simples foi adiada para essa data. Em 12/10/2026, a transição ainda está à frente: confira acesso e parametrização, faça testes e confirme com o município/contabilidade o procedimento atual. Para o MEI prestador, o caminho nacional já é exigido.
NFS-e: novo prazo do Simples em 1º de novembro de 20262027: prepare a mudança sem misturar com 2026
A Receita publicou alterações do Simples com efeitos, em regra, em janeiro de 2027. Incluem IBS/CBS, ampliação da emissão de documentos do MEI e informações anuais no PGDAS-D. Para empresas já existentes que desejavam entrar no Simples em janeiro de 2027, foi divulgado prazo de setembro de 2026; abertura de empresa tem procedimento próprio. Confira a situação e os atos aplicáveis com a contabilidade, sem assumir que o antigo prazo de janeiro continua valendo.
Receita Federal: regras com efeitos em 2027Um calendário para não perder o controle
| Perfil / frequência | Tarefa | Como acompanhar |
|---|---|---|
| Todo negócio · a cada operação | Registrar receita, despesa e documento; conferir autorização da nota | Separar caixa da empresa e do dono; guardar documentos e fazer cópias de segurança. |
| MEI · todo mês | Apurar receita e pagar DAS, inclusive mês sem faturamento enquanto ativo | DAS em regra vence dia 20 do mês seguinte, com ajustes de calendário. Consultar a guia oficial. |
| MEI · todo ano | Entregar DASN-SIMEI, inclusive sem receita | Em regra até 31 de maio do ano seguinte; conferir prorrogações. Baixa tem declaração de situação especial. |
| Simples, fora do MEI · mensal | Apuração PGDAS-D, emissão/pagamento de DAS e tributos fora do DAS quando devidos | Apuração também nos meses sem receita; atividade e operação determinam valores e outras declarações. |
| Simples, fora do MEI · anual | Informações socioeconômicas e fiscais do exercício | Conferir DEFIS para exercícios anteriores e incorporação ao PGDAS-D nas regras com efeitos em 2027. Não repetir automaticamente o calendário antigo. |
| Presumido / Real | Escrituração, apurações e declarações do regime | Calendário próprio: não usar o roteiro do MEI como substituto. |
| Com empregados | Admissão, folha, eSocial, FGTS e demais obrigações trabalhistas | Antes de admitir, providenciar registros e rotina; acompanhar férias, jornada, exames e segurança. |
| Licença com validade | Renovação e alterações de atividade/endereço | Registrar responsável e data. Empresa sem movimento não significa dispensa automática de todas as tarefas. |
Receita Federal: manual do pagamento mensal do MEI Receita Federal: declarar receita anual do MEI Simples Nacional: apuração PGDAS-D e declaração DEFIS eSocial: registros e obrigações de empregadores
O que muda conforme o negócio?
Comércio / indústria
Além do DAS, podem existir ICMS fora dele e obrigações estaduais conforme operação e regime. Importação, substituição tributária e operações interestaduais exigem análise própria.
Serviços
Verificar município competente, código do serviço, retenções, ISS e obrigações da atividade. Não copiar o código de outro prestador.
Alimentos / saúde / escola
Somar deveres sanitários, técnicos ou educacionais ao calendário fiscal. Vender ou prestar serviço com CNPJ não substitui as autorizações.
Rural / transporte
Verificar cadastro e documentos de circulação, autorizações e obrigações específicas antes de concluir que o roteiro do comércio serve.
O que o empreendedor não pode ignorar
Cliente
Informação de preço e condições, qualidade, direitos do consumidor e solução adequada de problemas. Código de Defesa do Consumidor
Dados
Coletar apenas o necessário, explicar finalidade, controlar acesso e proteger dados. Saúde envolve dados sensíveis. ANPD: orientação sobre proteção de dados
Trabalhadores
Contrato, salário, jornada e segurança precisam seguir a legislação. Chamar empregado de “prestador MEI” não elimina vínculo quando os requisitos estão presentes. Ministério do Trabalho: normas regulamentadoras
Fisco
Não esconder vendas, emitir por outro CNPJ ou criar informações falsas para conseguir autorização. Dúvida de tributação deve ir à contabilidade.
Antes de avançar
Antes de seguir, tente explicar a etapa para outra pessoa. Marque o que já entendeu e anote o que falta. As marcações ficam neste navegador; servem para acompanhar seu estudo.
Continue no seu ritmo
Um passo entendido. O próximo fica mais fácil.
Você pode consultar as etapas novamente sempre que precisar.